MS Outlook dùng để nhận và gởi email, có thể thêm nhiều địa chỉ email, lưu trữ cục bộ trên máy tính bàn. Nghĩa là, khi nhận nó download email về, và sau khi gởi, nó vẫn còn lưu giữ email trên máy tính. Đặc biệt, có thể dùng nhiều email từ các nguồn khác nhau như Google, Yahoo, Outlook,.... Ngoài ra, MS Outlook còn vài công dụng khác như đặt lịch hẹn, sổ liên lạc,...
Để cài thêm email, ta dùng Account Settings như hình trên
Hình trên cho thấy đã có cài sẵn một Gmail trong MS Outlook. Để cài thêm, ta nhấn vào New, để sửa tài khoản Gmail này ta nhấn Repair, để thay đổi thông tin, đã cài ta nhấn Change,....
Đối với Gmail, ta điền vào các thông tin như hình trên (E-mail Address, User Name và Password là email và mật khẩu của bạn). Sau đó nhấn vào More Settings.
Điền vào đầy đủ thông tin như các hình trên, là có thể gởi và nhận email từ tài khoản Gmail của bạn. Đặc biệt, cài email vào MS Outlook sẽ giúp các ứng dụng khác trên Windows gọi nó, để gởi và nhận email.