Tạo và gởi email hoá đơn điện tử trong phần mềm kế toán KT-ACCSQLsev

Phần mềm kế toán KT-ACCSQLsev tích hợp thêm việc tạo hoá đơn điện tử, và gởi hoá đơn cho khách hàng qua email. Tất cả hoá đơn được quản lý tại phía doanh nghiệp, giúp tránh rò rỉ danh mục khách hàng và các chiến lượt kinh doanh khác.

Yêu cầu cài thêm phần mềm gởi email MS Outlook, có sẵn trong bộ MS Office.

Các bước thực hiện như sau:

Hoá đơn có email được lấy ra từ danh mục hoặc nhập vào trực tiếp

1/ Thêm địa chỉ email trong danh mục khách hàng, nếu chưa có email, có thể bổ sung vào hoá đơn trước khi gởi email. Sau khi nhập hoá đơn bán hàng tại phân hệ Tiêu thu, để tạo hoá đơn điện tử nhấn vào "Tạo PDF HĐĐT". Phần mềm sẽ tạo hoá đơn điện tử trong định dạng PDF.

Sau khi lưu hoá đơn, nhấn vào "Tạo PDF HĐĐT"

Thông báo chỉ ra đường dẫn của file hoá đơn

2/ Nhấn vào nút "Quản lý hoá đơn điện tử". Lọc theo thời điểm hoặc khách hàng để thấy các hoá đơn bán hàng. Thông tin hoá đơn cho biết email để gởi hoá đơn, nếu chưa có, có thể bổ sung tại đây. Và vài thông tin khác bao gồm: đã tạo hoá đơn, đã ký, hay đã gởi email.

Bảng thông tin hoá đơn

3/ Mở để ký hoá đơn đã tạo. Sau khi ký xong, check vào ô "Đã ký". Qui ước file hoá đơn đã ký là tên file được nối thêm "_signed". Lúc này có thể nhấn vào nút "Email" để gởi email (chú ý phải có cài MS Outlook trước).

Sau khi nhấn nút "Mở để ký", đưa token vào và ký

4/ Sau khi gởi email, ô "Đã gởi" được check. Lúc đó, chứng từ bị khoá không cho tạo lại hoá đơn, trừ khi có sửa đổi và đồng ý của sysuser.

File hoá đơn được lưu trong thư mục con eINVOICE, và được phân loại theo tháng.

Xem thêm:

Thêm email trong MS Outlook