Nếu ta có phiếu chi, phiếu nhập kho, phiếu chuyển đổi nợ có sử dụng tài khoản 142 hay 242, ta có thể tạo các chứng từ phân bổ vào chi phí một cách tự động cho các tháng tương lai. Xem hình trên. Cách làm như sau:
1/ Đặt điểm nháy tại chứng từ cần phân bổ rồi nhấn F2, rồi nhấn OK (xem hình trên).
2/ Ta chọn tài khoản chi phí, số tháng phân bổ, và ghi diễn giải cho các chứng từ phân bổ (hình trên). Rồi nhấn nút "Tạo phân bổ mới".
3/ Phần mềm sẽ tự động tạo các chứng phân bổ như hình trên. Mã chứng từ là 062, với ngày chứng từ cho các tháng kế tiếp, diễn giải, tài khoản và số tiền phân bổ. Các chứng từ này không được sửa trực tiếp, nó chỉ cho xem trong phần hành "Kế toán tổng hợp" --> "Ghi sổ các chứng từ khác" --> "Chứng từ phân bổ"
4/ Nếu muốn sửa hay xoá các chứng từ phân bổ này, ta trở lại chứng từ gốc của nó, rồi nhấn lại phím F2. Lúc này màn hình sẽ hiển thị như hình trên. Tại đây:
a/ Nếu ta muốn xem, in, hoặc xoá (các) chứng từ phân bổ, ta nhấn Yes.
b/ Nếu ta muốn phân bổ lại (ví dụ từ 3 tháng thành 6 tháng), ta nhấn No.
c/ Không muốn làm gì hết, nhấn Cancel.
5/ Nếu nhấn Yes, màn hình sẽ như trên. Tại đây ta có thể in hoặc xoá chứng từ phân bổ.
6/ Nếu nhấn No, màn hình sẽ trở lại như mục 1/ để ta cho lại tài khoản chi phí, số tháng phân bổ, và diễn giải.
Chú ý: Vì tạo chứng từ phân bổ tương lai, nên nếu tương lai đã đến thành hiện tại, việc xoá hay phân bổ lại, đòi hỏi phải khoá sổ ngược lại các tháng trước.